Para se ter um bom desempenho é preciso entender que as reuniões visam qualificar uma decisão mediante a troca de pontos de vista, ou seja, da visão dos participantes sobre o assunto em questão. Assim sendo, reuniões são importantes.  O que está errado é ter de tomar decisões desnecessárias, já que um bom sistema gerencial minimiza enormemente o número de decisões a serem tomadas.  Mas isso é outra questão.

Como geralmente as reuniões têm uma pauta determinada é fundamental o preparo, com estudo dos temas propostos e coleta do material de apoio que possa ser utilizado.  Chegar um pouco antes é interessante, e caso não exista lugares pré-determinados sentar o mais próximo possível do coordenador.
 
É, não somente interessante, mas de boa educação, escutar atentamente, mas atentamente mesmo, o que os participantes estão dizendo, pois isso vai melhorar a visão do tema em questão, permitindo o enriquecimento da manifestação feita no momento oportuno.  A escuta atenta gera uma empatia com quem está falando, predispondo a um relacionamento positivo.  Conversas paralelas devem ser evitadas, pois perturbam a reunião e geram uma imagem negativa.

O que mais importa numa reunião não é o que é dito, mas como é dito e quando é dito.  Depois que os angustiados já falaram e disputaram atenção, depois que o nível de tensão baixou, há sempre um arrefecimento de participação e esse é o momento de se falar, pausadamente, sem angústia, claramente, e organizadamente.  É interessante resgatar algumas manifestações que tenham sido feitas, mas isso no sentido positivo, reforçando os argumentos apresentados que coincidam com o ponto de vista de quem está se manifestando, evitando gerar polêmica criticando as opiniões discordantes.  É preciso lembrar que a crítica desorienta e gera conflito, e o reforço constrói e enriquece a decisão.

* Professor de Administração, consultor, escritor e empresário.